Время проведения полевого дня
Обычно время проведения полевого дня выбирается в соответствии с возможностями его участников. Не следует назначать полевой день в период высокой загруженности фермеров работой в своем хозяйстве, в праздники или в дни реализации своей продукции. Полевой день лучше проводить в дни с благоприятными погодными условиями, т.е. без осадков и сильных ветров. В противном случае, это может принести массу неудобств для участников и снизит эффективность обучения. При определении почасового графика передвижения по маршруту следует предусматривать резерв времени на непредвиденные обстоятельства. Легковые машины или автобусы должны быть полностью заправлены топливом, иначе остановка хотя бы одного из них может привести к задержкам в выполнении программы или к потере нескольких участников при дополнительной заправке транспортных средств. Лучше всего иметь некоторый запас времени к концу дня на не запланированный обед, дополнительную дискуссию, либо дать возможность участникам пообщаться между собой после выполнения намеченной программы.
Подготовка. Для того чтобы все было подготовлено к назначенному времени проведения полевого дня, необходимо составить план его подготовки. Давайте условно обозначим день проведения экскурсии заглавной буквой "Э". Если Э - день является днем проведения экскурсии, подготовка к нему должна начаться по крайней мере за 5 недель. В этом случае начало подготовки рабочего плана условно обозначается Э - день минус 35.
Э - день минус 35. В обозначенный день необходимо провести совещание с сотрудниками ИКС, которые работают с фермерами - возможными участниками полевого дня, для того чтобы решить следующие вопросы :
- возможно ли и желательно ли организовать полевой день ?
- кто из фермеров будет приглашен для участия в этом мероприятии ?
- сколько фермеров необходимо пригласить ?
- что должно быть сделано , чтобы подготовить фермеров на предмет: что они хотят увидеть и услышать ?
После этого необходимо подготовить письмо с сообщением о проведении полевого дня. В этом письме следует объяснить возможным участникам цель проведения полевого дня, дать некоторые предварительные организационные детали, такие как время проведения, продолжительность, основные места экскурсии которые предполагается посетить. Необходимо также в данном сообщении попросить фермеров направить в офис их согласие принять участие в полевом дне. Если от участников потребуется определенный взнос на проведение экскурсии, назовите его номинальный размер. Это очень важно, так как оплата взноса снизит риск отказа от участия в последние минуты и даст вам возможность заранее знать количество участников. С точки зрения поддержания хороших взаимоотношений с общественностью и местными официальными органами, очень важно направить также в их адрес указанную информацию, например в отдел сельского хозяйства местной администрации, руководителям отдельных фирм и т.д. Представители этих органов могут не принимать участие в полевом дне, но должны быть информированы о мероприятии, которое проводит ИКС.
Э - день минус 30. Начните подготовку необходимых учебных материалов : лекций, брошюр, вопросов для дискуссии, рекламных материалов и т.д. В этот же период следует подготовить определенные печатные материалы которые предполагается распространить среди участников полевого дня, в том числе карту маршрута, имена возможных спонсоров проводимого мероприятия и т.д.
Э - день минус 20. В этот период необходимо посетить каждую точку намеченного маршрута, получить согласие владельцев ферм на который намечен визит, обсудить с ними организационные детали, как например, какие поля будут показаны, время прибытия и отъезда и др. Если необходимо, обсудите с другими специалистами ИКС расписание полевого дня, программу его проведения, схему маршрута и др. Необходимо также подготовить копии программы и разослать их фермерам проявивших интерес принять участие в полевом дне и направивших в офис регистрационный взнос. Еще раз подтвердите следующие вопросы:
а) день и время отъезда на экскурсию;
б) место сбора участников;
с) места экскурсий и что будет показано;
д) расчетное время возвращения;
е) что взять с собой (бутерброды, шапки, плащи, резиновые сапоги, фотоаппараты и т.д.).
Э - день минус 15. К этому времени в офисе уже имеются ответы от фермеров показывающие сколько человек будет принимать участие в полевом дне. Добавьте к общему количеству 20 процентов резервных мест и закажите необходимый транспорт. Необходимо также убедиться в том, что водители транспорта знают маршрут по которому полагается следовать и время отведенное на экскурсию. Если предполагается сделать остановку на отдых в ресторане или в других общественных местах, договоритесь с их руководителями, чтобы они знали точное количество посетителей и время прибытия. Это поможет избежать возможных непредвиденных обстоятельств и сохранить хорошее настроение участников полевого дня.
Э - день минус 10. К этой дате весь учебный и демонстрационный материал, плакаты, стенды, указатели и т.д. должны быть готовы. Необходимо проверить их комплектность, наличие и организовать доставку этих материалов в различные места определенные для показа.
Э - день минус 5. В указанный период целесообразно вторично посетить фермы где будет проводиться экскурсия. Необходимо напомнить их хозяевам о дате и времени приезда гостей. Вместе с ними определите места установки рекламных щитов и необходимых указателей.
Э - день минус 1. Проверьте заказан ли транспорт, готовы ли материалы, которые необходимо взять с собой, убедитесь какой будет погода, еще раз проверьте наличие всех своих помощников. Установите указатель места сбора и отъезда, и постарайтесь в этот день лечь пораньше спать.