4.2. Принятие управленческих решений
Важным элементом управления ИКС является правильное принятие управленческих решений. Каждый руководитель должен принимать управленческие решения:
- в пределах своей компетенции;
- в пределах стоящих перед управляемым им объектом задач;
- в строгом соответствии с действующими юридическими нормами.
Управленческое решение это акт деятельности управляющего, направленный на достижение желаемой цели и содержащий методы и средства достижения этой цели в данной конкретной сфере деятельности.
Схема принятия управленческих решений представлена на рис. 4.2.
Процесс разработки и принятия управленческих решений имеет строгую логическую структуру и требует определенной последовательности в зависимости от характера и типа принимаемых решений. Но в любом случае все стадии этой работы подразделяются на подготовительные, основные и заключительные. Если принимается долгосрочное решение -
значительно увеличивается объем работ подготовительного этапа, принятие же оперативных решений требует относительно большего объема работ на заключительной стадии.
На подготовительном этапе принятия решения руководитель любого уровня должен начинать работы с оценки ситуации. В понятие "ситуация" включается весь комплекс внешних и внутренних условий, которые требуют принятия решения с целью оказать воздействие на управляемую систему и перевести ее в новое состояние.
После оценки ситуации формулируется цель принимаемого решения. Под целью понимается желаемое состояние объекта, полученное в результате эффективного решения сложившейся ситуации.
В сложных ситуациях бывает невозможно выделить однозначную цель принимаемого решения. Тогда общая цель складывается из ряда целей частного характера. Чтобы упорядочить такой процесс, применяется так называемое "дерево целей", в котором промежуточные цели обязательно должны вести к достижению главной, основной.
После того, как сформулированы цели, требуется сбор и обработка информации, необходимой для принятия решения.
Подготовительный этап завершается выбором критерия результативности принимаемого решения (показатель или ряд показателей, которые позволяют сопоставить эффективность различных вариантов принимаемых решений).
В ходе основного этапа принятия решения разрабатываются возможные варианты принятия решения, проводится системный, комплексный анализ подготовленных вариантов и отбираются из них наиболее подходящие.
Для отобранных вариантов проводится прогнозирование результатов их выполнения. В процессе рассмотрения прогнозов учитывается вероятность решения в соответствующие сроки, потребность в различных ресурсах для каждого из вариантов и другие параметры. В процессе прогнозной оценки вариантов решения необходимо учитывать не только прямые последствия выполнения решения, но и возможные косвенные влияния на различные стороны деятельности ИКС.
В результате такой работы выбирается вариант решения, имеющий преимущества по критерию, наибольшую вероятность выполнения и реализация которого не принесет отрицательных прямых и косвенных последствий.
Отобранный вариант рекомендуется обсудить со специалистами и будущими исполнителями, что позволяет его детализировать, внести необходимые уточнения, сделать решение более четким, законченным, реальным и желаемым в исполнении. После завершения этого процесса решение принимается лицом или органом в той системе управления, в чьей компетенции находится вопрос.
Принятие решения оформляется определенным документом - приказом, распоряжением, постановлением, протоколом, инструкцией и др. Любая форма управленческого решения должна содержать:
На заключительном этапе принятия управленческого решения организуется контроль за его выполнением (мониторинг). В ходе мониторинга выполнения управленческих решений основное внимание необходимо обращать на достижение промежуточных и конечных результатов.
Основной задачей контроля процесса реализации управленческого решения является не только выявление отклонений от заданной решением программы действий, но и, прежде всего, своевременное принятие необходимых мер для устранения этих отклонений. Следовательно, мониторинг должен осуществляться на основе объективной фактической информации о результатах реализации решения. При организации контроля исполнения нужно стремиться избегать влияния различного рода субъективных факторов, которые искажают истинное положение дела.
В практической деятельности руководителей ИКС нередко возникает необходимость внести коррективы в принятое управленческое решение. Отдельные руководители стремятся избегать изменения своих решений, опасаясь подорвать свой авторитет среди подчиненных. Однако правильная и своевременная корректировка решения обеспечивает его более полное и успешное исполнение, так как дает возможность учесть изменившиеся обстоятельства, создавшиеся в процессе его реализации.
Завершается заключительный этап принятия управленческого решения анализом его выполнения. Здесь необходимо правильно и объективно определить следующие моменты: