При постановке задачи проведения полевого дня необходимо принимать во внимание три основных аспекта :

1) полевой день является важнейшим методом обучения товаропроизводителей;

2) проведение полевого дня связано с решением ряда технических проблем, таких как организация транспорта, подбор мест экскурсии, изготовление рекламных материалов и т.д.;

3) так как в работе ИКС полевой день является методом обучения, его эффективность должна получить соответствующую оценку, чтобы выявить преимущества и недостатки данного метода.

Все эти три аспекта должны найти отражение в программе проведения полевого дня, примерное содержание которой приведено ниже.

Цели проведения полевого дня. Первым шагом в планировании полевого дня является определение его целей. Принимая во внимание, что основная цель полевого дня - обучение фермеров, необходимо сразу же определить составляющие данной цели: кто будет обучаться и чему мы собираемся научить наших клиентов. Для решения этих вопросов необходимо изучение потребностей и интересов обучающихся. Интересы обучающихся в плане проведения полевого дня должны размещаться в логическом порядке. Это даст возможность с высоким эффектом реализовать цели обучения.

Место проведения полевого дня. Для успешного выполнения намеченной цели полевого дня необходимо тщательно подобрать одно или несколько наиболее рациональных мест его проведения. Для этого работник ИКС должен хорошо знать те хозяйства, которые он намеревается показать фермерам и людей с которыми им желательно встретиться, и обменяться опытом работы. Ему необходимо предварительно посетить места экскурсии и представить себе : какова будет реакция учащихся на посещаемый объект, что может вызвать их особое внимание и интерес, какие вопросы могут возникнуть у визитеров, где они могут сделать короткую остановку, а где более продолжительную, для того чтобы изучить отдельные технологические приемы в деталях.

Принимающая сторона (владелец с/х предприятия). Прежде всего необходимо получить согласие владельца на посещение его предприятия группой обучающихся. Но кроме этого, работник ИКС должен спросить себя о том, как организовать этот визит. Кто будет давать все пояснения - сам фермер (хозяин), кто-либо из семьи, или это должен делать работник ИКС. С точки зрения доверия визитеров к тому, что им показывают, лучше всего если пояснения будет давать хозяин. Но иногда бывает, что хозяин не достаточно красноречив и его рассказ может оказаться мало убедительным. В этом случае, работник ИКС должен заранее дать хозяину подробную информацию о визитерах, их интересах и др., чтобы он смог обстоятельно подготовиться к встрече. Однако, такое бывает очень редко. Как правило хозяин знает все досконально о своем предприятии.

Количество участников. После того как работник службы ИКС наметил места проведения экскурсий, необходимо определить количество его участников. Это зависит от трех факторов :

1. Размер предполагаемых к осмотру участков, с тем чтобы участники могли на них свободно расположиться, увидеть демонстрационные участки и хорошо слышать сообщаемую информацию.

2. Вместимость транспортных средств, на которых участники будут доставлены к местам показа и обратно.

3. Количество помощников работника ИКС, которые будут оказывать содействие в проведение полевого дня.

Оптимальным количеством участников считается 20-25 человек. Принимая во внимание это количество необходимо заказывать транспорт с соответствующим числом мест, где участники могли бы свободно и удобно разместиться. При этом необходимо также учитывать и потребность в местах для сопровождающих помощников работника службы.

Дополнительные действия. В очень редких случаях, только лишь единственное действие работника ИКС может способствовать полному осуществлению поставленной задачи. Обычно при проведении полевых дней используется комплекс приемов и методов для обучения фермеров, другими словами, нельзя планировать работу полевого дня только одним организаторам. Вы должны выяснить запросы и пожелания участников полевого дня, знать их проблемы и возможные их решения. Подобно этому необходимо также выяснить индивидуальные потребности фермеров в решении тех или иных вопросов, которые предполагается рассмотреть в период экскурсии. Поэтому, для выяснения указанных вопросов необходимо привлекать определенное количество организаторов.

До проведения экскурсии необходимо также провести с участниками несколько встреч, включая индивидуальные и групповые дискуссии. Очень важно через определенный период времени после проведения полевого дня организовать повторную групповую встречу для того чтобы оценить полезность его проведения.

Выше, мы остановились на обучающем содержании полевого дня, далее было бы необходимым рассмотреть техническую сторону этого вопроса. С этой точки зрения необходимо определить нижний лимит количества участников и расстояние до фермерских хозяйств, которые вы предполагаете им показать.

Чем большее количество участников, тем больше времени вам потребуется для подготовки плана и учебной программы.

Размер автобуса. Обычные современные автобусы имеют 40-50 пассажирских мест, однако одному работнику ИКС трудно хорошо обеспечить эффективную работу во время экскурсии такого большого количества участников. С другой стороны, необходимо иметь в виду, что незанятые в таком автобусе места оказывают неблагоприятное восприятие на экскурсантов. К тому же, стоимость большого автобуса достаточно велика, чтобы можно было оставлять в нем незаполненные места. Поэтому необходимо заказывать транспорт с таким количеством посадочных мест, которое соответствовало бы количеству участников.

В тоже время нет установленного лимита для количества участников. Если имеется в наличии несколько легковых автомобилей, участники экскурсии могут передвигаться с их помощью, что значительно снизит транспортные расходы. Хотя, конечно, использование персонального транспорта бывает в редких случаях. Поэтому необходимо внимательно прорабатывать имеющиеся транспортные возможности и выбирать лучшие из них.

Расстояние к местам показа. Определяя расстояние к местам показа, следует иметь в виду общее время отведенное на проведение полевого дня. Обычно фермеры не могут находиться вне своей фермы длительный период времени. Они согласятся принять участие в полевом дне, если будут отсутствовать в своем хозяйстве несколько часов, но не более одного дня. Время на проведение полевого дня должно быть разделено на периоды переезда от места сбора к объектам демонстрации, остановку на отдых и на изучение обусловленных программой вопросов. Как правило, на переезд и остановку для отдыха или обеда отводится 50 процентов общего времени всей экскурсии. Остальные 50 процентов времени необходимо планировать для реализации учебной программы.

Маршрут. Выше было отмечено, что только 50 процентов общего на полевой день времени отводится на обучение. Однако не следует считать, что остальные 50% окажутся не производительно используемыми. Следует иметь в виду, что во время переездов, у вас имеется возможность обсудить с участниками более подробно то, что удалось увидеть во время первой остановки, а также обратить внимание на те новинки которые могут быть использованы в работе фермерских хозяйств для повышения их эффективности. Именно это является основной задачей полевого дня. Тем не менее, постарайтесь сделать первые остановки как можно ближе от места сбора, пока еще участники не устали и способны к восприятию услышанного и увиденного. Последующие остановки могут быть сделаны на более длинной дистанции маршрута. Это даст вам больше времени для возвращения домой, когда люди уже устали, но способны продолжить обсуждение определенных проблем в более спокойной обстановке. Наиболее эффективным и экономичным маршрутом, будет маршрут организованный по кольцу, если для этого имеются возможности.